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Cómo crear un alumno en ADEMA
Alta de un alumno nuevo paso a paso: buscar la persona para no duplicarla, crear su ficha con la familia y cargar la primera matrícula.
En ADEMA una persona se registra una sola vez. Un alumno es un perfil de esa persona: no copia su nombre ni su documento, los toma de la ficha de la persona.
Antes de crear a alguien hay que buscarlo: duplicar una persona que ya existía es el error de carga más común. Si vas a dar de alta a muchos alumnos, no los cargues de a uno: usá la importación desde ABC.
- Paso 1
Buscá a la persona antes de crearla
Desde el inicio del panel, tocá Buscar y escribí apellido, DNI, código de familia o teléfono.
Si no aparece, revisá que escribiste bien el apellido y el DNI antes de pensar en cargarla de nuevo. Si tiene un hermano en el colegio, la familia ya existe: la vas a reutilizar en el paso siguiente.
colegio.ejemplo.com/panel/buscar⌕gomezGómez, Familia (F-0142)2 alumnos · Tel. 11 5555 0142Con deudaGómez Ruiz, Familia (F-0210)1 alumno · Tel. 11 5555 0210Al día¿No aparece? Revisá el apellido y el DNI antes de crear una persona nueva: duplicarla es el error de carga más común.IlustraciónPanel operativo › Buscar familia - Paso 2
Creá la ficha del alumno y su familia
Entrá a Inscripciones → Alumnos → + Nuevo alumno. Cargás los datos de la persona y elegís una familia ya existente (otro hermano) o marcás “familia nueva” para cargar también sus datos mínimos y el primer responsable en la misma pantalla.
El alta de alumnos y matrículas está reservada a los roles Administración y Dirección.
La familia es la cuenta económica: toda la deuda, los pagos y el saldo a favor pertenecen a la familia, no al alumno.
colegio.ejemplo.com/panel/inscripciones/alumnos/nuevoInscripciones›Alumnos›Nuevo alumnoFamiliaFamilia existente (hermano)Familia nuevaCancelarCrear alumno y cargar matrícula →IlustraciónPanel operativo › Inscripciones › Nuevo alumno - Paso 3
Cargá la primera matrícula
Al crear el alumno, la app te lleva directo a cargar la matrícula. Elegís el curso/división, la fecha de alta y el estado.
Dejá el estado en ACTIVO si el alumno ya cursa. Solo un alumno con matrícula ACTIVO recibe cargos al generar las cuotas del mes. Si estás reservando la vacante del año que viene, usá PREINSCRIPTO.
colegio.ejemplo.com/panel/inscripciones/matriculas/nuevaInscripciones›Gómez, Martina›Nueva matrículaEstadoACTIVOPREINSCRIPTOSolo una matrícula ACTIVO recibe cargos al generar las cuotas del mes. PREINSCRIPTO reserva el lugar sin facturar.Guardar matrículaIlustraciónPanel operativo › Inscripciones › Nueva matrícula - Paso 4
Verificá los responsables y el responsable de pago
En la ficha de la familia, cada integrante tiene tres marcas independientes: responsable de pago, contacto principal y autorizado a retirar. No se deducen solas: revisalas una por una.
Un integrante de tipo ALUMNO nunca puede ser responsable de pago. Cargá también el email del responsable si querés darle acceso al portal familiar más adelante.
colegio.ejemplo.com/panel/familias/142/editarCon al menos un email cargado (de un responsable de pago o de la familia) se puede dar acceso al portal.Guardar cambiosIlustraciónPanel operativo › Familia › Editar familia
Resultado. El alumno queda con su ficha, su familia y su matrícula activa, listo para recibir las cuotas del mes.
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