Equipo del colegio · Administración · Dirección · Secretaría
Cómo cobrar la reserva de matrícula de un alumno nuevo
Cobrar por adelantado —total o en partes— la matrícula del ciclo próximo para reservar la vacante, meses antes de que ese ciclo empiece a facturar.
Una familia puede querer asegurar la vacante de un alumno nuevo para el año que viene con meses de anticipación. El circuito mensual de cuotas no sirve para esto: excluye a propósito el concepto MATRÍCULA y solo alcanza a alumnos con matrícula ACTIVO.
Este flujo cubre ese hueco con un cargo manual y puntual que cualquier matrícula PREINSCRIPTO o ACTIVO todavía sin reserva puede generar y cobrar en el momento.
- Paso 1
Matrícula PREINSCRIPTO en el ciclo próximo
Das de alta al alumno nuevo como cualquier otro, pero eligiendo un curso/división del ciclo lectivo que viene y dejando la matrícula en estado PREINSCRIPTO.
Si ese ciclo lectivo todavía no existe, hay que crearlo antes desde el Admin.
colegio.ejemplo.com/panel/inscripciones/matriculas/nuevaInscripciones›Gómez, Martina›Nueva matrículaEstadoACTIVOPREINSCRIPTOSolo una matrícula ACTIVO recibe cargos al generar las cuotas del mes. PREINSCRIPTO reserva el lugar sin facturar.Guardar matrículaIlustraciónPanel operativo › Inscripciones › Nueva matrícula - Paso 2
Cobrá la reserva desde la ficha de la matrícula
En la ficha de esa matrícula PREINSCRIPTO aparece el botón “💳 Cobrar reserva de matrícula”. Pide un período de facturación del ciclo de la matrícula y el importe.
Al confirmar, genera un cargo de concepto MATRÍCULA ya EMITIDO y te lleva directo al cobro de la familia.
colegio.ejemplo.com/panel/inscripciones/matriculas/8842Datos de la matrícula
AlumnoGómez, MartinaSalónInicial · Sala de 5 · MañanaCiclo2026EstadoACTIVOResultado de ciclo— (matrícula vigente)Acciones sobre la matrícula vigente➕ Crear próxima matrícula🎓 Promover💳 Cobrar reserva de matrícula“Crear próxima matrícula” deja al alumno PREINSCRIPTO en el ciclo 2027, con salón sugerido y editable.IlustraciónPanel operativo › Inscripciones › Ficha de matrícula - Paso 3
Cobrá, total o parcial
El paso siguiente es el cobro normal de cualquier familia. No hace falta pagar la matrícula completa en el momento: el saldo pendiente admite varios pagos sucesivos contra el mismo cargo hasta cancelarlo.
colegio.ejemplo.com/panel/familias/142/cobrarModalidad de imputaciónAutomáticaManualSin aplicarCancelarContinuar →IlustraciónPanel operativo › Registrar pago › Datos generales - Paso 4
Queda en la cuenta corriente de la familia
El cargo y cada pago quedan en la cuenta corriente como cualquier otro movimiento, y cada pago confirmado dispara el comprobante de la forma habitual.
Cobrar la reserva no activa la matrícula sola. Pasar de PREINSCRIPTO a ACTIVO sigue siendo una acción aparte, al arrancar el ciclo.
colegio.ejemplo.com/panel/familias/142/cuentaSaldo total$ 33.000Deuda vencida$ 0Deuda corriente$ 33.000Saldo a favor$ 0Agosto 2026 · Martina Gómez
Pendiente $ 33.000Enseñanza curricular$ 21.000Inglés$ 6.500Seguro + mantenimiento$ 5.500Aplicar saldo a favorRegistrar pagoIlustraciónPanel operativo › Familia › Cuenta corriente
Resultado. La vacante queda reservada y el pago trazado en la cuenta de la familia, sin tocar el circuito mensual de cuotas.
¿Querés ver ADEMA funcionando en tu colegio?
Agendar una demo